Herkent u dat? Er is een heel project gestart om nieuwe software te implementeren en na de eerste modules begint de organisatie te horten en stoten. “Bah, nee, niet nog meer, dit kost ons meer tijd dan het oplevert?” ”Hiervoor werkte het ook goed”, “waarvoor moet dit nou weer” et cetera.

Wat we vaak zien is dat bij een organisatie in de toplaag het besef ontstaat dat er iets gedaan moet worden aan b.v. de kosten en dan wordt er een plan bedacht met als middel software. Echter men vergeet dat je de mensen binnen je organisatie mee moet nemen in het verhaal. Zonder mens geen organisatie…geen verandering.. geen resultaat….niets…

Wanneer gaan mensen meebewegen met een beoogde verandering?
Ten eerste dient men te weten waar de verandering toe moet leiden, wat is het doel? Men moet bewust worden waar men stond en waar men nu staat. Dit moet inzicht gaan geven in waarom verandering een goed idee is. Als van bovenaf dit niet wordt gecommuniceerd, gaan de medewerkers zelf deze vragen invullen waardoor ruis en frustratie ontstaat.

Ook dient er een verander projectteam te worden samengesteld om deze verandering te begeleiden. Het team ondersteunt met leiderschapskwaliteiten, (individuele) coaching, communicatieve vaardigheden, project management skills en dient geloofwaardig te zijn.

Communicatie blijft key, de visie en strategie van een verandering dient gecommuniceerd te worden om draagvlak en betrokkenheid te creëren. Het veranderteam heeft hier een belangrijke taak in. Het veranderteam moet motiveren, activeren en verbinden. De mensen moeten betrokken worden, geïnformeerd en ook gewaardeerd.

Probeer blokkades weg te nemen en korte termijn successen te behalen zonder het tempo te verliezen. Dus zorg bij implementatie van software ervoor dat dit geleidelijk gaat, maar niet met pauzes en dat er ook resultaat, lees succes, te zien is voor de betrokkenen.

Je start bijvoorbeeld met de implementatie van contract management. Zorg er dan ook voor dat de contracten in het systeem komen. Dit kost tijd, neem de blokkade weg door extra capaciteit in te zetten, die in een zeer korte periode alle contracten opzoekt en deze in het systeem zet met alle benodigde data, zodat signalering op de contracten gelijk kan starten en borging van contracten ook is geregeld. Mensen weten vaak niet goed hoe ze het systeem optimaal moeten gebruiken (nog een blokkade), zorg ervoor dat de medewerkers opgeleid en begeleid worden. Stop niet na een eerste module maar ga door om zo het volgende succesje te kunnen gaan boeken en te komen tot het gedefinieerde einddoel waarvan iedereen op de hoogte is.

Bij een succesvolle verandering is het van belang dat de nieuwe inzichten ingebed worden in de cultuur van de organisatie. Gebruik het succes van het verbeterproject om de relatie te benadrukken met het nieuwe gedrag.

Het resultaat van een verbeterproject dat zich beperkt tot de (technische) implementatie van een softwaresysteem is vaak beperkt. Het kan dan ook helpen om een gespecialiseerd bedrijf erbij te zoeken die de organisatie helpt, ondersteunt, begeleidt bij het verbeterproject. Die zorgt voor focus en richting maar ook de pijnpunten en de risico’s aan het licht brengt. Wij van Dutch Sherpas kunnen u hierbij helpen. Voor meer informatie of een vrijblijvend gesprek, mail naar info@dutchsherpas.nl of bel +31(0)6 57 57 61 00

Bron: John P. Kotter, ‘Leiderschap bij verandering’, Nederlandstalig | Gebonden, 222 blz., Academic Service | 17e druk, 2011, EAN: 9789052612317