“Tim Woods, nee die ken ik niet”, “Wie is dat dan?” Tim Woods is het ezelsbruggetje om de acht vormen van verspilling in een proces te achterhalen. Door deze verspillingen inzichtelijk te krijgen, kunnen ze aangepakt worden waardoor er efficiënter gewerkt kan worden waardoor kwaliteit verhoogd wordt en proceskosten omlaag gaan met als uiteindelijk doel klantwaarde verhogen.

TIM WOODS is een afkorting die staat voor:

T – Transport – Verplaatsen van mensen, producten en informatie tussen de processtappen.

I – Inventory – Voorraden van onderdelen, stuks et cetera.

M – Motion – Bewegingen zoals buigen, draaien, reiken, optillen, lopen.

W – Waiting time – Wachten op onderdelen, informatie, instructies en materiaal tijdens het uitvoeren van een processtap.

O – Overproduction – Meer maken dan nodig voor de volgende processtap of waar de klant om vraagt.

O – Overprocessing – Het uitvoeren van onnodige bewerkstappen of onnodige verfraaiingen aan het product of de dienst dan waar de klant om vraagt.

D – Defects – Producten of diensten die niet voldoen aan de wensen van de klant. Afval, incorrecte documentatie etc.

S – Skills – Niet benutten van talent en capaciteit, delegeren van taken met onvoldoende training etc.

TIM WOODS op de Purchase to Pay werkvloer

Denk bij TRANSPORT aan bijvoorbeeld bestellingen van leverancier naar afleveradres, of zelfs intern van deur tot kamer besteller. Meet hoelang de doorlooptijd is. En stel intern en aan de leverancier kritische vragen. Denk aan oplossingen zoals bundelbestellingen, andere afleverpunten et cetera. Maar transport kan ook betekenen het verplaatsen van data in de vormen van Excel sheetjes, mails enzovoort.

Bij VOORRADEN denk je al snel aan magazijnen die vol zitten met voorraad, of grijpkasten die uitpuilen. Zijn de magazijnen overzichtelijk, is de voorraad beheersbaar? Ga na hoeveel controles je nodig hebt om het beheersbaar te houden. Zijn de magazijnbeheerders tevreden of ervaren ze veel druk? En is de voorraad echt benodigde voorraad of wordt deze als buffer gebruikt?

Men staat vaak niet stil bij het feit dat we veel BEWEGEN. In veel organisatie loopt er iemand met het facturenmapje door de hele organisatie om goedkeuringen te krijgen. Of je zoekt een specifiek contract en die blijkt ergens op een andere afdeling te liggen. Maar ook zoeken naar een document op je computer is een vorm van bewegen. Al deze vormen van bewegen zorgt ervoor dat je bewerkingstijd verhoogd is.

Hoe vaak WACHTEN we? Wachten tot de goedkeuring voor een bestelling is gegeven, wachten op bestelde producten ze zijn te laat of niet volledig geleverd. Maar ook wachten omdat het P2P systeem langzaam werkt, of niet gebruiksvriendelijk is ingericht.

OVERPRODUCTIE, het is o zo verleidelijk om heel veel drukwerk af te nemen. De eenheidsprijs gaat namelijk omlaag. Maar, waar slaan we al het drukwerk op? En wordt uiteindelijk al het drukwerk wel gebruikt, of wordt er later kladpapier van gemaakt omdat het sterk verouderd is? Hoeveel aanvullende kosten maakt u dan?

Wat wil de klant nu echt? Stel je die vraag eens en denk dan na over alle OVERBEWERKING die er mogelijk gedaan wordt. Denk aan meer uitvragen bij een aanbesteding dan wat nodig is. Of documenten dubbel opslaan, digitaal en fysiek. Of teveel cc’en bij mail.

Hoe vaak worden facturen incorrect ingevoerd? Ontbreken er vaak gegevens op facturen en hoe kom je aan de juiste informatie? Ga maar eens na hoeveel DEFECTEN je kunt vinden. Worden er verkeerde producten besteld omdat intern niet duidelijk is welke producten besteld mogen worden. Maar denk ook aan klachten. Is er iets besteld en krijgt afdeling inkoop klachten binnen? Wie worden er dan allemaal ingeschakeld om dit af te handelen? Welke extra handelingen worden er dan verricht?

Zijn de medewerkers tevreden? Is er genoeg uitdaging? Doet men wat men graag doet? Worden TALENTEN gebruikt? Vaak zien we dat taken gedelegeerd worden naar medewerkers met onvoldoende opleiding. Ook bij nieuwe P2P software worden de mensen soms niet of onvoldoende getraind. Het niet benutten van talent en het niet investeren in je mensen resulteert in verhoging van de foutkans en een hoger verloop in het personeelsbestand.

Herkent u zich in een aantal van bovenstaande verspillingen? Is er ook in uw Purchase-to-Pay proces sprake van verspilling. Dan kan een optimalisatieproject een oplossing bieden.

Het wegnemen van verspillingen zorgt namelijk voor een hogere klant- en medewerkerstevredenheid, verkorte doorloop- en bewerkingstijden, verhoogde kwaliteit en lagere kosten. Maak gebruik van de ervaringen en verbeter ideeën van jouw medewerkers, betrek ze nadrukkelijk bij het verbeterproject en bereik daarmee dat er een cultuur van continu verbeteren ontstaat.