Regelmatig kom ik ze tegen, complete boekwerken aan contractmanagement beleid. 40+ Pagina’s waarin veel energie is gestopt en deze geschreven stukken bevatten allerlei mooie modellen en/of verwijzingen naar diverse wetenschappelijke bronnen.

Ik vind ze als ik doorvraag en op zoek ga, want de man of vrouw op de vloer heeft geen idee als ik vraag wat het contractmanagement beleid is. In de zoektocht naar beschreven beleid en/of processen, kan men niet kant en klaar zeggen hoe of wat, maar er wordt vaak verwezen naar de aanwezige kwaliteitssystemen, intranet, netwerkschijven of er komt per toeval iets tevoorschijn uit onverwachte hoek. Veelal betreft het diverse procesbeschrijvingen die allemaal wat met elkaar te maken hebben, niet eenduidig zijn beschreven en vol zitten met controles, terwijl je eigenlijk bij een goed proces deze bijna niet nodig hebt. KPI’s voor contractmanagement ontbreken vaak of zijn beperkt en weinig professioneel ingevuld of ze zijn er wel maar er wordt niets mee gedaan.

Ons advies is – hou het simpel -.en maak dat het gebeurt.

Zorg bij problemen bij het uitvoeren van beleid voor:

  • Commitment hoger management om beleid ook echt uit te dragen en erop te sturen.
  • Ambassadeurs op de afdelingen, heb dus je stakeholders in beeld.
  • Een beknopte beleidsnotitie, max 4 pagina’s. Draag deze uit door te starten met een pilotafdeling.
  • Vaststelling van KPI’s, en meet ze ook regelmatig.
  • Een proceseigenaar.
  • Een eenvoudige procesbeschrijving en maak deze beschikbaar voor iedereen. Denk aan de borging. Wat als er een nieuwe medewerker komt of van functie veranderd wordt. Maak gebruik van trainingen en inwerkprogramma’s.
  • Duidelijke rollen en verantwoordelijkheden, en dan niet alleen een beschrijving op papier, maar ook de betrokkenen duidelijk maken wat zijn rol en verantwoordelijkheid is.

En tot slot is het van belang dat:

  • Je mensen durft aan te spreken op hun gedrag en eigen verantwoordelijkheid.
  • En dat kleine en grote succesjes gevierd worden.

Realiseer je dat het een continu verhaal is. Check ieder jaar je contractmanagement beleid, pas aan daar waar nodig en loop je contractmanagement processen weer door. Kijk ook of ze goed worden nageleefd. Belangrijke indicatoren zijn natuurlijk de KPI’s. Zie je dat de resultaten van de KPI’s verslechteren, ga na wat er gebeurd is en corrigeer en optimaliseer.

Dutch Sherpas helpen uw organisatie met het inrichten en optimaliseren van de backoffice processen en met name de Purchase to Pay (P2P) processen. Met onze focus op het daadwerkelijk borgen van resultaat bij de klant gaan wij samen, aan de hand van onze projectmatige op Lean gebaseerde aanpak de eerste verbeteringen realiseren. Wij doen dit met een goede balans tussen de gebieden proces, organisatie en mens, rekening houdend met de volwassenheid van de klantorganisatie.